Mein KI-Assistent schmeißt mein Büro. Auf Senden drücke ich trotzdem selbst.

Bevor ich morgens den ersten Kaffee habe, sind die Rechnungen der Nacht gebucht und beide Bankkonten geprüft. Nach dem Kaffee sage ich „Posteingang“, und kurz darauf weiß ich, welche drei Mails heute wirklich zählen, und die Antworten liegen als Entwurf in Gmail.

Das macht mein Assistent. Ich habe ihn mir selbst gebaut, und er ist inzwischen der fleißigste Mitarbeiter meiner Firma. Er hat genau eine Einschränkung, und die ist Absicht: Abschicken darf er nichts.

Was er alles macht

Ich führe allein eine kleine Softwarefirma in Madrid: ein Dutzend Produkte, eigene Server, Kunden in drei Sprachen und der Papierkram einer spanischen S.L. Das hier liegt inzwischen bei ihm.

• Post. Er sichtet den ganzen Posteingang, legt mir die wichtigsten Mails zuerst vor und schreibt die Antworten: im richtigen Thread, mit Signatur, in meinem Ton. Als Entwurf.
• Geld. Lieferantenrechnungen liest er aus der Mail, prüft, ob sie schon gebucht sind, und trägt sie in meine Rechnungssoftware contix ein. Firmen- und Privatkonto liest er dreimal am Tag, gleicht ab, wer bezahlt hat, und meldet sich bei jeder Bewegung, die er nicht zuordnen kann oder die nicht ins Bild passt. Nur lesend: Er kann keinen Cent bewegen.
• Offene Rechnungen. Er behält im Blick, wer noch nicht bezahlt hat, und bereitet die Zahlungserinnerung vor. Raus geht sie erst nach meinem Okay. Das hat einen Grund: Im Sommer ging eine Mahnung an einen Kunden, der längst bezahlt hatte. Sein Geld war auf dem Konto eingegangen, nur zugeordnet hatte es niemand, und der Hinweis darauf kam ein einziges Mal. Seitdem meldet er ungeklärte Eingänge so lange, bis sie geklärt sind.
• Quartal. Vor dem Abschluss bekomme ich die Liste der Kontobewegungen ohne Beleg. Die Gestoría bekommt eine vollständige Akte statt einer Schnitzeljagd.
• Kunden. „Hat er bezahlt? Seit wann läuft sein Hosting? Läuft seine Domain ab, und haben wir ihn gewarnt?“ Die Antwort kommt mit Beleg, nicht aus dem Bauch.
• Projekte. Ich arbeite an rund fünfzehn Projekten, jedes mit einer eigenen Claude-Code-Sitzung. Er liest dort Code und Doku, hält die Dokumentation aktuell, trägt neue Stände ein, committet in Git und sichert nach GitHub. Betrifft eine Mail ein Projekt, landet sie dort als Auftrag in der Warteschlange.
• Server. Eine eigene Sitzung kümmert sich um meine Server und Websites: Backups prüfen, Updates einspielen, regelmäßig Sicherheitsaudits fahren und nachbessern, wo etwas offen steht.
• Kalender. Zu Beginn jeder Sitzung sagt er mir, was heute ansteht und welche Wiedervorlagen fällig sind. „Leg mir die Mail auf den 15.“, und sie ist bis zum 15. weg. Erinnerungen legt er nur an, wenn ich es sage. Was in meinem Kalender landet, entscheide ich.
• Soziale Netzwerke. Er schreibt Beiträge für LinkedIn, X, Bluesky, Mastodon und Co. und legt sie mir vor. Ich gebe frei, ändere oder lehne ab. Was freigegeben ist, veröffentlicht er selbst über die offiziellen Schnittstellen. Auf LinkedIn sichtet er dazu Nachrichten und schlägt Antworten vor.
• KI-Kosten. Bezahlte KI-Aufrufe meiner Projekte laufen über einen Kostenwächter: Text, Bilder, Videos, Stimme, Musik. Jeder Aufruf wird pingelig mit Projekt, exaktem Modell und Betrag gebucht, jedes Projekt hat einen Tagesdeckel. Am Monatsende, oder wann immer ich will, sehe ich, wer was verbraucht hat.

Für sich ist nichts davon spektakulär. Zusammen ist es der Teil meines Tages, den ich früher mit müder Stimme „Verwaltung“ nannte.

Arbeitsanweisungen statt Improvisation

Ein Sprachmodell ist talentiert und launisch. Frag es zweimal dasselbe, und du bekommst zwei Arbeitsweisen. Deshalb ist jede wiederkehrende Aufgabe bei mir ein Skill: eine schriftliche Arbeitsanweisung, die Claude Code jedes Mal genau so befolgt.

Der Skill „Posteingang“ zum Beispiel legt fest:

1. Erst den Überblick über die ganze Inbox, gelesen und ungelesen, egal wie alt.
2. Dann nach Wichtigkeit sortieren. Kunden und Interessenten immer zuerst.
3. Zu jeder wichtigen Mail ein Vorschlag, was zu tun ist, und ein Antwortentwurf.
4. Wo es mehrere vernünftige Wege gibt: Alternativen, aber seine bevorzugte Version immer zuerst, mit einem Satz Begründung.
5. Routine am Ende als Sammelliste, die ich mit einem Wort durchwinke.

So läuft es jeden Morgen gleich. Das klingt langweilig. Genau das ist der Punkt.

Das Gedächtnis: 178.000 Einträge

Ein Assistent ohne Gedächtnis ist ein höflicher Fremder. Ein Kunde schreibt „wie besprochen“, und der Assistent muss wissen, was besprochen wurde. Vor zwei Wochen, vor zwei Jahren, in einer Notiz oder in einem Chat.

Deshalb ist das Herzstück keine KI, sondern eine Suchdatenbank (RAG). Stand heute:

• rund 88.000 gesendete und empfangene Mails aus fünf Jahren, ohne Newsletter und Werbung,
• 38.000 Abschnitte aus meinen Claude-Code-Sitzungen,
• 25.000 Commit-Nachrichten, also das Entscheidungsprotokoll aller Projekte,
• 12.500 Dokumente aus allen Projektordnern, 6.800 Seiten meiner eigenen Websites,
• dazu Notizen, Sprachdiktate, Dokumente und exportierte WhatsApp-Chats.

Kommt eine Mail herein, sucht er zuerst dort: frühere Threads mit derselben Person, der Stand des Projekts, was ich beim letzten Mal zugesagt habe. Erst dann schreibt er.

Angelegt habe ich die Datenbank im Frühjahr auf meinem Mac. Jeder Text wird in Abschnitte zerlegt und von einem Open-Source-Modell (bge-m3) in einen Zahlenvektor übersetzt, der die Bedeutung abbildet. Deshalb findet die Suche nach „Rechnung für den Umzug“ auch die Mail, in der „factura de la migración“ steht. Im Juni ist alles auf meinen eigenen Server umgezogen. Der hat keine Grafikkarte, der erste vollständige Durchlauf dauerte Stunden. Seitdem kommt nur noch das Neue dazu.

Frisch gehalten wird sie von ein paar unscheinbaren Skripten. Der Server holt sich alle 15 Minuten die neuen Mails und jede Nacht meine Websites. Zweimal am Tag schiebt der Mac nach, was nur auf ihm liegt: Notizen, Sitzungsprotokolle, Commits, Dokumente. Private und Finanzordner bleiben bewusst draußen. Weil die Vektoren auf meinem Server entstehen, geht meine Post fürs Indexieren an keinen KI-Anbieter.

Die lehrreichste Panne gehört hierher. Zehn Wochen lang hat ein Skript keine einzige neue Sitzung indexiert. Jeder Lauf meldete brav „0 neu, Status ok“, und die Statistik zeigte eine ordentliche Zahl. Die Zahl war nicht falsch, sie war eingefroren. Seitdem traue ich keinem „ok“ mehr, das nicht sagt, wie viel tatsächlich passiert ist.

Der Nebeneffekt, den ich nicht geplant hatte: Meine gesendeten Mails sind der Stilleitfaden. Die Entwürfe klingen nach mir, weil sie von fünf Jahren mir gelernt haben. Auch die kurzen.

Leitplanken, die im Code stehen

Im Mai stand in einer Mail an einen Kunden eine IBAN, die es nicht gab. Sie sah völlig plausibel aus, und genau das war das Problem. Eine Korrekturmail später gab es eine Liste geprüfter Fakten (Bankverbindung, Steuernummern, Adressen) und einen Hook, der jede ausgehende Mail dagegen prüft. Steht ein harter Fakt drin, der nicht auf der Liste ist, wird der Entwurf blockiert.

So entstehen alle Regeln hier: aus einem echten Fehler, und dann als Code, nicht als guter Vorsatz.

• Zugangsdaten liegen im Schlüsselbund und im Passwortmanager, nie in einem Prompt oder Chat.
• Jeder Schreibvorgang prüft vorher, ob es das schon gibt. Nichts wird doppelt gebucht.
• Geld, Rechtliches, Preise, Termine und der erste Kontakt mit einem neuen Kunden kommen immer als Frage zu mir, nie als Handlung.
• Geht etwas kaputt, vibriert mein Handy. Läuft alles, bleibt es still.
• Bei wichtigen Entscheidungen kann ich eine zweite KI als Gegenleser rufen, die den Vorschlag der ersten prüft, ohne ihr recht geben zu müssen.

Welches Modell, was es kostet, wo die Daten liegen

Nicht jede Aufgabe braucht das stärkste Modell. Routine läuft auf kleinen, günstigen Modellen, Diagnose und alles, was sich nicht rückgängig machen lässt, auf dem stärksten. Kommt ein neues Modell, wird es an echten Fällen getestet, bevor es übernimmt.

Die Denkarbeit am Schreibtisch läuft über mein Claude-Code-Abo, eine lange Sitzung kostet also nichts extra. Der Dienst auf dem Server, der rund um die Uhr Rechnungen erkennt und Konten liest, nutzt kleine Modelle über die API: 5.193 Läufe in 90 Tagen für zusammen 2,50 Dollar. Ich habe zweimal nachgerechnet.

Und für Kunden, bei denen keine Zeile die EU verlassen darf: Die KI-Aufrufe lassen sich komplett über Amazon Bedrock in einem europäischen Rechenzentrum betreiben.

Fertig ist das alles nicht. Die Bankanbindung muss alle 90 Tage neu freigegeben werden und hatte Wochen, in denen sie schlicht nichts geliefert hat. Dann gleiche ich von Hand ab, wie alle anderen.

Die eine Grenze

Eine Zeit lang hat er auch verschickt: Ich gab eine Mail im Terminal frei, er schickte sie ab. Das ging gut, und im Oktober habe ich es trotzdem abgestellt.

Nicht wegen einer Katastrophe. Jede Mail in meinem Namen ist ein Versprechen, und ich will das Versprechen gesehen haben. Seitdem entsteht jede ausgehende Mail als Entwurf, und ein Hook blockiert den Direktversand.

Morgens öffne ich Gmail, die Entwürfe liegen da. Die meisten schicke ich so ab, manche ändere ich, ein paar lösche ich und sage ihm, was ich gemeint habe. Der nächste Entwurf wird besser.

Fragt ein Kunde, ob ich mit KI-Hilfe antworte: ja. Wer entscheidet, was gesagt wird, bin weiterhin ich.

Warum ich das erzähle

Weil ich genau das jetzt für andere Firmen baue. Nicht denselben Assistenten, aber dasselbe Muster: deine Mails, deine Rechnungen, deine Bank, deine Programme und ein Gedächtnis aus deiner eigenen Geschichte, verbunden mit einem Modell, das vorbereitet, und ein Mensch, der entscheidet. Jede Firma bekommt ihre eigene Instanz.

Ich habe ihn zuerst für mich gebaut, weil ich wissen wollte, wo er bricht. Er bricht an langweiligen Stellen: eine abgelaufene Bankfreigabe, ein Rechnungslayout, das sich über Nacht ändert, ein Skript, das zehn Wochen lang „ok“ sagt, eine IBAN, die zu plausibel aussieht, eine Mahnung an jemanden, der längst bezahlt hatte. Das Spannende war nie das Modell. Es war die Frage, was er allein tun darf.

Wenn du dir so etwas für deine Firma vorstellen kannst, schreib mir einfach: per WhatsApp oder über das Kontaktformular. Zwei Sätze genügen: was dich gerade die meiste Zeit kostet. Die Antwort schreibe ich selbst. Den Entwurf vielleicht nicht.

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